La facture, quelles sont les obligations légales ?
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La facture est un document transmis sur support papier ou, sous certaines conditions, par voie informatique, qui reprend un certain nombre de mentions obligatoires, et cela, quelle que soit la dénomination qui lui est donnée : facture, note d’honoraires, quittance, relevé, … Il est primordial pour toute entreprise, quelle que soit sa forme, qu’elle agisse en tant que fournisseur ou en tant que client, de connaître les règles de facturation. En effet, la facture a :
Une fonction commerciale : elle constitue le support par lequel un fournisseur indique à son client le prix de sa vente ou de sa prestation ;
Une fonction économique : elle reflète la réalité des relations économiques entre un fournisseur et son client ;
Une fonction comptable : elle permet l’enregistrement, en comptabilité, de l’opération qu’elle traduit ;
Une fonction fiscale : elle est le vecteur du droit à déduction de la TVA lorsqu’elle concerne une opération taxable et, plus généralement, elle constitue un moyen de preuve.
La facture est-elle obligatoire ?
La facture doit être délivrée dès la réalisation de la vente (livraison du bien) ou de la prestation de service ou dès le versement de l’acompte demandé. Entre professionnels, la facture est obligatoire.
Entre professionnels et particuliers :
les vendeurs de marchandises doivent remettre une facture obligatoirement dans les cas suivants : lorsque le client le demande, dans le cas des ventes à distance (réglementation spécifique) et des livraisons intracommunautaires exonérées de TVA ;
les prestataires de services doivent obligatoirement remettre une facture aux particuliers lorsque le prix est supérieur à 25€ TTC, ou lorsque le client le demande et pour certains travaux mobiliers.
La facture doit être établie par écrit, en langue française, en deux exemplaires originaux.
Le délai de conservation des factures ?
Fiscalement, les factures doivent être conservées pendant une durée de six ans à compter de leur date d’émission. Mais, en droit économique, elles doivent être conservées pendant un délai de trois ans à compter de la vente ou de la prestation de service. Toutefois, il est conseillé de les garder dix ans, pour des raisons fiscales et juridiques.
Les mentions obligatoires de la facture ?
Les mentions à caractère général et mentions spécifiques exigées par la réglementation en matière de TVA :
Indications relatives au vendeur et à l’acheteur ; « Dénomination sociale » ; « Forme juridique » « au capital de « montant » euros » ; « Numéro et rue » ; « Code postal » ; « Ville » ; « Numéro RCS » ; « Numéro de TVA intracommunautaire » ; « Numéro SIREN » ;
Adresse de l’exécution des travaux ;
Date de délivrance ou d’émission de la facture ;
Date de la vente ou de la prestation ;
Le mot « facture » ou « doit » ;
Quantité, dénomination précise et prix unitaire hors TVA, prix total HT, frais de port ou de déplacement ;
Les taux et montants de TVA par produit ou par service (sauf micro-entrepreneur ou entrepreneur individuel au régime micro social : article 293 B du CGI TVA non applicable) ;
Réductions de prix ;
Date d’exécution, d’achèvement ou de versement d’acompte ;
Date de règlement de la facture ;
Conditions d’escompte ;
Taux des pénalités de retard ; taux maximum : taux de refinancement de la BCE + 10 % et taux minimum : taux d’intérêt légal x 3 ;
Le montant de l’indemnité forfaitaire due pour frais de recouvrement en cas de retard de paiement (40€) ;
Le cas échéant, l’état de liquidation et le nom du liquidateur ;
Pour l’EIRL : le nom ou nom d’usage du dirigeant, le nom de fantaisie donné le cas échéant à l’entreprise, précédés ou suivis de la mention « Entrepreneur Individuel à Responsabilité Limitée » ou bien du signe EIRL, l’objet de l’activité à laquelle le patrimoine est affecté ;
Pour l’artisan soumis à obligation d’assurance professionnelle, les références de son contrat, les coordonnées de l’assureur et du garant, la couverture géographique du contrat ou de la garantie ;
La qualité de membre d’un centre de gestion agréé ou d’une association agréée (en portant la mention « Acceptant le règlement des sommes dues par chèque en sa qualité de membre d’un centre de gestion agréé ») ;
La qualité de franchisé ;
La qualité de Capé, ainsi que la dénomination sociale, siège social et numéro d’identification de la structure accompagnatrice et le terme du contrat ;
La mention « auto-liquidation », justifiant l’absence de collecte de la taxe par le fournisseur établi en France dans le cas de la sous-traitance en bâtiment ;
Pour les livraisons intracommunautaires, la mention suivante doit être portée sur les factures : « Exonération de TVA, article 262 ter I du CGI ».
Les obligations liées à la dématérialisation des factures ?
La possibilité de recourir à la dématérialisation des factures est ouverte aussi bien dans les relations purement internes à la France que dans des relations avec des clients communautaires ou extracommunautaires (BOI-TVA-DECLA-30-20-30 n° 10).
Les factures peuvent être transmises par voie électronique, sous réserve de l’acceptation du destinataire et à condition que soient garanties :
L’authenticité de leur origine (identité du fournisseur ou de l’émetteur) ;
L’intégrité de leur contenu (absence de modification des mentions) ;
Leur lisibilité (possibilité de lire les factures sur papier ou sur écran), soit au moyen d’une signature électronique, soit au moyen d’un échange informatisé de données (EDI) répondant aux normes édictées par la Commission Européenne (Code général des impôts, articles 289 V et 298 bis).
La nouvelle réglementation des logiciels de caisse
Une nouvelle réglementation concernant la certification des logiciels de caisse est mise en place depuis le 1er janvier 2018. Le dispositif concerne tout assujetti à la TVA. Cette mesure a pour objectif d’accentuer la conformité des équipements aux exigences d’inaltérabilité, de sécurisation et de conservation prévues par la loi. Si vous disposez de ce type d’équipements, vous devez obtenir une certification de conformité, délivrée par un organisme accrédité ou l’attestation individuelle de l’éditeur pour le logiciel de caisse utilisé.
La loi n’impose pas aux artisans et aux commerçants de s’équiper d’un logiciel ou système de caisse.
En revanche, elle impose aux professionnels équipés de ces logiciels ou systèmes d’obtenir une certification de conformité, délivrée par un organisme accrédité ou une attestation individuelle de l’éditeur pour le logiciel de caisse utilisé.
À noter qu’il incombe au professionnel de faire la demande du certificat de conformité à son
fournisseur, celle-ci n’étant pas fournie automatiquement avec le logiciel de caisse.
Cette certification a pour objectif de prouver que les équipements utilisés respectent les conditions suivantes :
condition d’inaltérabilité : le logiciel utilisé doit permettre d’enregistrer toutes données relatives aux règlements sans qu’elles puissent être altérées ;
condition de sécurisation : le logiciel doit être en mesure de sécuriser les données d’origines, toutes modifications éventuelles et pièces justificatives ;
condition de conservation : le logiciel doit enregistrer et clôturer les données sur une période donnée
condition d’archivage : le logiciel doit prévoir une période d’archivage où les données sont figées et datées avec un dispositif technique garantissant l’intégrité des informations.
Dans certains cas, les équipements utilisés par les commerçants sont déjà en accord avec la réglementation. Pour ces derniers, une simple mise à jour ainsi qu’un certificat de conformité du fournisseur seront suffisants pour être en conformité avec la loi.
Concernant les logiciels multifonctions (comptabilité/gestion/caisse), seules les fonctions caisse enregistreuse/encaissement, et non l’ensemble du logiciel, devront être certifiées.
Et vous? vos factures sont-elles conformes à la réglementation française ? Nous restons à votre disposition pour vous accompagner à être en règle.