Par Philippe ROSSI, Expert en pilotage d'entreprise RIVALIS, Loire Atlantique (44), petite-entreprise.net, publié le 07 Mai 2020
"La trésorerie est le « carburant » indispensable de votre entreprise. Je vous propose pour une fois d’en parler avec légèreté mais sérieux, de commencer à la rechercher avant même d’en avoir besoin et ce, dès aujourd’hui en actionnant simplement quelques-uns des leviers les plus efficaces. Des leviers tellement simples que vous les utilisez déjà certainement, mais pas forcément « à fond » ou systématiquement. A savoir, freinez vos sorties, accélérez vos entrées et pilotez la tête haute en regardant au loin. Déjà fait ? voyons cela dans le détail.FREINEZ VOS SORTIES
Démarrez avec vos fournisseurs
Avec vos fournisseurs, il n’est absolument pas question de payer en retard ! C’est une mauvaise pratique qui rend encore plus complexe la situation et qui ne permet pas d’entretenir de bonnes relations avec eux. Il s’agit au contraire d’être un bon payeur mais qui négocie la date de ses règlements avec ses fournisseurs habituels.
Évitez les fournisseurs de passage ou occasionnels qui vous feront régler sur-le-champ, vous perdrez immédiatement plus ou moins 30 jours de délai de règlement sur vos achats. Pensez-y, la nature même de votre fournisseur influe également directement sur votre trésorerie.
Arriver à construire de bonnes relations commerciales avec un nombre limité de fournisseurs est certainement un gage de fluidité et qualité du service, et aussi la certitude de pouvoir négocier de bonnes conditions de règlement.
N’hésitez pas à les informer de votre situation de trésorerie si vous êtes momentanément un peu juste. Jouez la transparence ! Une bonne relation commerciale permettra de solliciter ponctuellement un différé ou un arrangement sur les factures les plus récentes ou à venir.
Dans la famille FOURNISSEURS, il en est un, un peu particulier : votre banquier. Tenez-le informé dans les mêmes circonstances avec un plan de trésorerie, mais aussi et surtout, une projection de trésorerie à un, deux ou trois mois. Il saura également vous écouter et vous comprendre la plupart du temps. Par contre, il vous faudra pour cela passer impérativement par un plan de trésorerie détaillé que nous aborderons dans quelques instants.
Occupez-vous de vos achats
Comme nous allons le voir, il ne s’agit pas forcément d’acheter moins, mais surtout d’acheter plus intelligemment, de gérer mieux ces achats et par conséquence, le stock qu’ils constituent.
Bien évidemment (et c’est l’essence même de votre métier) vous devez produire au plus rentable en utilisant vos marchandises de façon optimale. Mais cela demande du temps, de l’organisation et de l’anticipation.
Si je prends l’exemple des restaurateurs, traiteurs ou boulangers, il leur faudra passer par la réalisation de fiches techniques chiffrées sur leurs produits et recettes. Chaque métier peut et doit établir ses propres fiches techniques chiffrées pour plus de visibilité.
Par ailleurs, je vais vous proposer de baisser vos achats en agissant sur votre niveau de stock !
Pas question de rogner sur la qualité de vos achats mais de baisser votre niveau de stock en volume, en références et par conséquent, en valeur. Un stock trop haut c’est de la trésorerie qui dort et qui peut disparaître du jour au lendemain (vol, date de péremption dépassée, changement de gamme, de tendance…).
Pensez à votre stock lors de vos ventes. Un restaurateur pourra faire un menu en fonction des ingrédients qu’il a déjà. Un ferronnier pourra conseiller à son client hésitant un portail en aluminium, fourniture qu’il a déjà en stock, plutôt qu’en acier : matériau qu’il n’a pas, qu’il devra commander en grosse quantité et dont il lui restera beaucoup stock même après la réalisation du portail. Un garagiste mettra en avant ses pneus de marque X qu’il a en stock lors d’une promotion.
Vos ventes agissent directement sur le niveau de votre stock et la variation de stock, influera votre trésorerie.
Dans les exemples que nous avons vus, le chiffre d’affaires sera réalisé sans que les professionnels aient à faire de nouvel achat et, même si leur taux de marge est toujours identique, ils bénéficieront directement d’une embellie sur leur compte en banque, leur trésorerie…
Enfin, et pour finir, ce travail sur le stock a également d’autres vertus économiques :
Il permet de diminuer votre taux de perte / périmé ou invendable.
Idem pour votre taux de casse éventuel.
Vous gagnez du temps lors de la préparation des commandes pour vos chantiers.
Vous gagnez du temps pour l’inventaire avant clôture d’exercice/bilan.
Votre « sinistralité » en termes de vol et d’incendie pourrait diminuer et selon les corps de métier, votre prime d’assurance pourrait baisser de façon mécanique…
Mais, me direz-vous, comment ne pas être sensible à un « bon prix » sur des achats à des conditions volumétriques ? Vous avez tout à fait raison de le faire pour la rentabilité de votre entreprise…à condition d’en avoir les moyens coté trésorerie.
Ceci est bien évidemment une raison additionnelle d’avoir une trésorerie saine et généreuse avant d’accélérer !
ACCÉLÉREZ VOS RENTRÉES
En général, tout le monde pense immédiatement à l’augmentation des ventes et c’est tout à fait vrai. Encore faut-il que certaines conditions soient réunies, telles que la rentabilité de chaque vente (d’où à nouveau l’intérêt des fiches techniques) et surtout l’encaissement sous certaines conditions.
C’est sur ces conditions d’encaissement que nous allons passer un peu de temps avant même de parler de développement des ventes dans un prochain article.
Réfléchissez vos conditions d’encaissement
Tout commence en général par un devis ou un bon de commande (sauf pour la plupart des commerçants). Une fois que votre client accepte le devis, lui demandez-vous un acompte ? De 10, 20, 30 ou 40% selon les particularités de votre métier ? Mais cet acompte, l’encaissez-vous ? et rapidement ?
S’il s’agit de travaux, demandez-vous un second règlement au démarrage du chantier, en milieu de chantier si celui-ci dure plusieurs semaines ?
Votre facture est-elle prête le dernier jour de l’intervention et demandez-vous un règlement du solde le jour même, après avoir effectué la réception ?
Acceptez-vous alors des règlements à terme avec des échéances précises ? Si c’est le cas, n’hésitez pas à relancer préventivement, avant l’arrivée de l’échéance comme cela peut se faire en automatique avec par exemple, le logiciel devis-facture gratuit Henrri.
Réduisez vos créances
Vos créances peuvent faire l’objet d’un escompte, d’un affacturage mais les conditions d’accès sont assez complexes et je vous invite ici à vous rapprocher directement de votre banquier pour qu’il puisse vous présenter ses possibilités d’intervention à ce niveau…mais seulement sur les créances professionnelles !
Relancez vos règlements en retard
Si malheureusement, la date de l’échéance vient à être dépassée, n’hésitez pas une seule seconde, relancez vos impayés ! Allez à la chasse à l’encaissement !
Si vous n’aboutissez pas immédiatement, formalisez vos relances (LRAR par ex.) car ce formalisme vous sera particulièrement utile si vous deviez avoir recours à des voies extra judiciaires. A ce niveau également, choisissez un logiciel de facturation qui, comme Henrri, se transforme en assistant de gestion, en automatisant toutes ces tâches administratives afin que vous puissiez vous consacrer pleinement à votre métier.
Recouvrez vos impayés
Si malgré tout cela vous n’êtes pas réglé, n’oubliez pas que chaque jour qui passe voit s’éloigner vos chances de recouvrer votre créance. N’hésitez pas à vous renseigner sur les propositions des sociétés de recouvrement qui vous proposent un tarif simple, qu’il vous faudra ajouter à la créance réclamée. Ces sociétés de recouvrement ne sont d’ailleurs souvent rémunérées que sur les sommes encaissées et ce ne sont pas elles en réalité qui vous font courir le plus grand risque.
Demandez une injonction de payer
La procédure d’injonction auprès du tribunal de commerce est une procédure que vous pouvez également mener par vous-même si vous en avez le temps, l’envie, la patience… mais aussi si vous avez un dossier complet avec devis signé en bonne et due forme, une facture exigible, une absence de litige sur la réalisation des travaux (de façon idéale) et enfin, une documentation permettant d’établir clairement que vous avez bien suivi le formalisme minimum de la procédure avec les relances adaptées et circonstanciées.
Évitez l’auto-financement
Un dernier point spécifique sur l’accélération : évitez l’auto-financement dans la mesure du possible. Si votre trésorerie est correcte, si votre dernier bilan est correct également, avant de faire un nouvel investissement, n’hésitez pas à en parler à un Conseiller Rivalis. Sur la partie financement de cet investissement, de cette nouvelle acquisition, il saura vous accompagner utilement chez votre banquier afin d’obtenir les solutions les meilleures.
PILOTEZ LA « TÊTE HAUTE »
Nous avons mis en place toute une batterie d’actions en termes de « freinage » et « d’accélérations » et nous nous sommes assurés que celles-ci seront systématiquement et automatiquement appliquées à compter de ce jour.
Regardons désormais au loin et nous allons pouvoir construire notre propre plan, notre propre projection de trésorerie.
Faites un plan de trésorerie
Vous connaissez parfaitement toutes vos charges récurrentes, vos charges fixes y compris salaires et charges sociales. Vous connaissez aussi vos mensualités pour chaque ligne (mois/trimestre/semestre). Si ce n’est pas le cas, vous pouvez aller les rechercher dans chaque dossier que vous avez constitué à cet effet, mais aussi sur vos derniers relevés bancaires et votre compte de résultat annuel.
Vous connaissez les mensualités de vos emprunts. Vous avez fait un prévisionnel de CA annuel et mensualisé. Vous connaissez votre taux de marge moyen annuel.
Vous avez là tous les éléments nécessaires pour mettre en place votre plan de trésorerie au départ d’un simple tableau Excel ou d’un logiciel de trésorerie.
Ce plan de trésorerie sur 12 mois, vous allez même pouvoir l’actualiser en permanence et en tous cas, chaque mois
J’insiste volontairement sur cette partie de la présentation et si vous ne vous sentez pas à l’aise sur ces points, ne les mettez surtout pas de côté et faites-vous accompagner par un spécialiste du pilotage TPE. Il existe à ce niveau des solutions, des techniques et des outils qui, avec un minimum de formation et d’accompagnement sur 4 ou 6 mois vous permettront de comprendre et maîtriser ces leviers sans aucune difficulté.
Vous avez désormais de la visibilité sur votre trésorerie, vous avez les bonnes infos au bon moment alors, vous pouvez prendre les bonnes décisions en temps réel et vous atteindrez vos propres objectifs avec sérénité.
Assurez-vous d’être rentable
Piloter tête haute, c’est intégrer que votre niveau de ventes influe directement sur les mouvements de votre trésorerie, mais à condition de s’être assuré au préalable que chacune de vos ventes est rentable, c’est-à-dire au niveau de rentabilité que vous avez calculée dans votre prévisionnel. Autrement dit, vérifier que vous vendez au bon prix pour couvrir l’ensemble de vos charges, vos propres revenus et le résultat que vous visez en fin d’année.
Bien sûr, cela tombe sous le sens me direz-vous ? Oui, mais…
Si vous développez vos ventes en augmentant trop vos charges de personnel, vos investissements, vos frais de fonctionnement, vous ne bénéficierez pas totalement de l’impact positif qu’a un euro de CA en plus. On peut même imaginer assez facilement que cela puisse avoir l’effet inverse quand la situation n’est pas maîtrisée !
Il faut prendre le temps d’étudier le point de bascule, combien me faudra-t-il de CA en plus pour rentabiliser l’embauche d’un salarié supplémentaire ou ce nouvel investissement ? Ne vaudrait-il pas mieux avoir recours à des heures supplémentaires ou à de la location de matériel ?
La croissance d’une entreprise peut être assimilée à une crise ; une crise particulière qui doit elle aussi être mesurée, anticipée et calculée au risque de voir chuter la rentabilité, quelques fois son résultat et très rapidement, sa trésorerie. Si je devais prendre une image, je prendrais celle d’un voilier, quand le vent favorable arrive, il s’agit de savoir le prendre, mais si l’on déploie toutes les voiles dans la précipitation, sans avoir analysé le sens et la force du vent… on court à la catastrophe !
Nous n’avons assurément pas traité la totalité des points à prendre en considération quand on parle trésorerie ; nous aurions pu développer les conditions bancaires, les financements, les modes de règlement et leurs caractéristiques (liquide, CB, traites, virements etc…) mais nous souhaitions qu’en seulement 10 minutes, vous reteniez et mémorisiez 3 mots simples et désormais évocateurs : FREINEZ, ACCÉLÉREZ et enfin, PILOTEZ tête haute !
Si vous ne vous sentez pas à l’aise sur ces sujets, faites-vous accompagner par un conseiller personnel qui saura, chaque mois, vous donner de la visibilité et vous remettre en main les leviers de pilotage de votre entreprise.